+33 (0)1 42 74 23 45
Foire aux Questions - Voyages scolaires
Vous préparez un voyage scolaire avec les MIJE ? Retrouvez ici les réponses aux principales questions des enseignants sur l’organisation du séjour : transport, hébergement, visites, assurances, réservation, paiement et documents nécessaires.
Cette FAQ vous accompagne avant, pendant et après le départ afin de vous aider à organiser votre projet sereinement et à anticiper les démarches essentielles.
Pour les voyages scolaires en province et à l’étranger, les prestations comprennent :
>le transport aller-retour
- depuis l’établissement pour les déplacements en autocar, hors lignes régulières ;
- depuis la gare de départ pour les voyages en train ;
- depuis l’aéroport de départ pour les voyages en avion) ;
>le logement selon la formule indiquée (auberge de jeunesse, hôtel, famille…)
>la pension complète du premier dîner suivant l’arrivée au déjeuner du jour de départ, sauf exception ;
>les droits d’entrée des musées et sites prévus au programme, sauf les prestations à réserver et régler directement par l’établissement en régie d’avance ;
>les services de guides prévus ;
>l’assistance-rapatriement, la responsabilité civile, ainsi que la perte ou le vol des bagages systématiquement incluses.
Les programmes affichés sur le site ou dans les catalogues sont des suggestions. Ils peuvent évoluer pour répondre aux demandes et aux réalités des lieux visités. Ils sont aménageables selon le transport, l’hébergement, le contenu et la durée du séjour. Les MIJE répondent aussi aux demandes de voyages « à la carte ».
Pour un programme très spécifique ou avec des composantes techniques, la préparation du devis peut prendre plus de temps : contactez les MIJE le plus tôt possible,
- via le formulaire de demande de devis : https://www.mije.com/voyage-scolaire
- sur rendez-vous : https://www.mije.com/prendre-rendez-vous-en-ligne
- ou par téléphone au +33 (0)1 42 74 23 45.
Pour bénéficier des services des MIJE, il faut être membre de l’association. Le montant de la cotisation annuelle est fixé chaque année en Assemblée générale. Il existe deux cartes : une carte individuelle pour les clients individuels de passage dans les auberges, et une carte de groupe. Elle est valable pour l’année civile et n’est jamais remboursée, même en cas de souscription à l’assurance annulation facultative.
Les MIJE proposent tous les transports utiles aux groupes : aérien, ferroviaire et routier (autocar privé ou ligne régulière).
Elles sont agréées IATA pour l’aérien et SNCF / Deutsche Bahn pour le train. Cet agrément permet de trouver les meilleurs disponibilités et tarifs et d’émettre la billetterie correspondante.
Les MIJE disposent d’un Service Transport expert qui répond à toute demande de pré et post acheminements vers nos hôtels parisiens, vers une gare ou un aéroport de départ qu’elle qu’en soit la localisation.
Comment choisir ? Cela dépend de la destination, de votre budget du programme envisagé, mais aussi de l’effectif du groupe constitué.
Pour en savoir plus découvrez notre article “Choisir le mode de transport de son voyage scolaire”.
Dans le cadre de votre projet, nos conseillères en voyages sauront vous orienter vers la solution la mieux adaptée.
Vous souhaitez nous consulter uniquement pour des billets de train ou d’avion pour le déplacent de votre groupe en France ou en Europe, n’hésitez pas à faire une demande de devis à notre équipe “transport de groupes” à l’aide de ce formulaire.
Oui. Les prix indiqués comprennent les droits d’entrée dans les musées ou sites prévus au programme, sauf les visites à réserver et régler directement par l’établissement en régie d’avance. Les services de guides prévus pour les visites guidées sont également inclus.
Une proposition de voyage est adressée au professeur, avec les informations sur les prestations du voyage ou séjour prévues par le Code du tourisme. Après acceptation, un contrat est conclu entre les MIJE et l’établissement d’enseignement représenté par le chef d’établissement. Établi en double exemplaire, il reprend les prestations demandées. L’inscription devient effective à réception du contrat signé et du règlement du premier acompte.
Il existe deux cas possibles:
- Soit la signature du contrat intervient plus de 10 semaines avant le départ. Dans ce cas, le client devra versé un acompte de 30% du montant total à la signature du contrat et le solde restant au plus tard 30 jours avant le départ.
- Soit la signature du contrat intervient moins de 10 semaines avant le départ. Dans ce cas, le client devra versé un acompte de 70% du montant total à la signature du contrat et le solde restant au plus tard 10 jours avant le départ.
En fonction de votre budget et des possibilités offertes par la destination, vous pourrez choisir votre type d’hébergement : auberge de jeunesse, hôtel de jeunes, hôtel traditionnel ou famille d’accueil. Pour les voyages à Paris, toutes nos formules intègrent un hébergement dans nos trois auberges de jeunesse, situées dans le quartier du Marais, point de départ idéal pour toutes vos visites.
Les taxes de séjours ont généralement incluses dans la tarification des centres d’hébergement, excepté pour l’Italie, le Portugal et la Grèce où elles sont payables en espèces le jour de l’arrivée auprès des hôteliers.
Un nombre croissant d’hébergements exige le versement d’une caution à l’arrivée, le plus souvent en espèces. Elle sera restituée, à l’issue du séjour, si aucun dégât n’a été constaté.
L’organisatrice locale recrute les familles et coordonne l’accueil. Elle sera votre interlocutrice sur place : n’hésitez-pas à la solliciter et à l’informer de tous les détails utiles. Les élèves logés en famille sont sous la responsabilité partagée de leurs hôtes et de la vôtre, vous devez rester joignable à tout moment. Les MIJE veillent à sélectionner les familles d’accueil selon des critères de sérieux vérifiés en permanence. Les participants doivent faire des efforts d’intégration dans leur famille d’accueil et se conformer à la vie en collectivité, aux usages du pays et de la famille d’accueil.
Les élèves sont généralement logés par groupe de 2 à 4 (exceptionnellement 5 en très haute saison)
Les déjeuners sont fournis sous forme de panier-repas par les familles hôtesses.
Les allergies et régimes particuliers seront pris en compte, dans la mesure du possible, s’ils sont signifiés longtemps à l’avance.
Les familles d’accueil accueilleront les élèves le premier jour et leur indiqueront le chemin à suivre pour rejoindre leur point de rencontre. Celui-ci est, le plus souvent, distant de 10 à 20 minutes à pied ou en transport en commun dans les grandes villes. Les jours suivants ils s’y rendront seuls (sauf exception précisée au Contrat). Lorsque le groupe utilise un autocar, ce dernier effectue un ramassage et une dépose quotidiens. La durée du ramassage et le nombre de points de rencontre varient en fonction des localités.
Des désistements de familles d’accueil peuvent survenir et des modifications de répartition interviennent jusqu’au jour de l’arrivée.
Les élèves ne sont pas autorisés à sortir le soir sauf en présence d’un accompagnateur ou d’un adulte de la famille qui les accueille.
En plus d’être une association reconnue d’utilité publique depuis 1970, les MIJE ont un réel sens du service (agréés label UNOSEL) et de l’expertise notamment au niveau des transports puisqu’elle est le seul groupe agréé Deutsche Bahn de France (plus gros ferré européen).
Les auberges de jeunesse MIJE disposent également de l’agrément Jeunesse et Education Populaire N°JEP 04-193 et d’un Agrément Académique pour les centres de séjours scolaires.
Les voyages à forfait incluent systématiquement un service d’assistance / rapatriement et une couverture en Responsabilité Civile.
Les MIJE proposent en option pour les résidents de l’UE et des DROM / POM deux assurances :
Une assurance annulation “Individuels” : Maladie-accident-décès ; Refus d’embarquement suite à une prise de température, Evènements aléatoires, indépendants de la volonté, imprévisibles et justifiables ; Interruption de séjour. À souscrire pour l’ensemble du groupe.
Une assurance annulation “Individuels (ci-dessus) + Groupe”: Attentats, actes terroristes ; Interdiction administrative de voyager formulée par le ministère de tutelle , des Affaires Etrangères ou de l’Intérieur, ou par les autorités administratives locales « Hors COVID 19 contexte actuel pandémique » ; Décision du Chef d’établissement du fait de difficultés de circulation ; Fermeture administrative totale de l’établissement scolaire.
Les résidents étrangers hors UE – DROM / POM ont la possibilité de souscrire un contrat particulier (détail sur demande).
Pour en savoir plus sur les assurances (tarifs et détail de couverture), n’hésitez pas à nous contacter !
L’augmentation du nombre de participants est obligatoirement soumise à la vérification préalable des disponibilités de transport et d’hébergement et ne sera confirmée qu’après accord des différents prestataires.
La réduction du nombre de participants est possible jusqu’au moment du départ. Attention ! des frais sont retenus sur le montant du voyage ou du séjour précisé au contrat. Ils sont fonction de la date d’annulation du participant.
Un service de blog gratuit, administrable depuis un téléphone mobile, permet de donner des nouvelles aux parents pendant le voyage.
Le plus tôt est le mieux ! Les MIJE ont la possibilité d’effectuer des réservations de groupes auprès des transporteurs et des hébergeurs de 6 à 12 mois avant la date de départ : profitez-en !
Il est vivement recommandé de nous contacter avant la fin d’année scolaire pour des séjours ou circuits ayant lieu à l’automne et dès la rentrée, si ce n’est avant pour ceux se déroulant au printemps.
L’anticipation vous permet de bénéficier de plus grandes disponibilités donc d’un plus grand choix et de meilleurs tarifs !
Toute demande d’annulation de groupe devra être adressée aux MIJE exclusivement par lettre recommandée avec accusé de réception, la date de réception étant retenue comme date d’annulation.
Les demandes d’annulation de participants au sein du groupe doivent être notifiées par écrit et les frais sont calculés selon le même barème.
Des frais sont retenus sur le prix total selon les modalités suivantes :
- entre l’inscription (date de réception du Contrat par les MIJE) et 31 jours avant la date de départ : 25 %
- entre 30 et 21 jours de la date de début de départ : 50 %
- entre 20 et 8 jours de la date de départ : 75 %
- de 8 jours à la date de début de départ* : 100 %
Pour les hébergements seuls, la « date de départ » s’entend du jour d’arrivée sur place.
S’agissant spécifiquement de la réservation et vente de titre de transport aérien et ferroviaire (hors toute autre prestation) les conditions générales de vente des transporteurs s’appliquent.
Si le client à souscrit un contrat d’assurance par l’intermédiaire des MIJE, les frais d’annulations seront pris en charge par l’assureur dans les limites définies par la couverture du contrat.
En journée du lundi au vendredi, contactez la personne qui suit votre dossier ou à défaut la responsable du pôle de destination (France, Europe centrale, Méditerranée, Royaume-Uni-Irlande).
En dehors des heures d’ouverture, un numéro d’urgence joignable 24H sur 24 et 7 jours / 7 vous sera communiqué avant votre départ.
Si vous avez un problème de santé grave (maladie, accident) : appelez directement la compagnie d’Assistance en précisant le numéro de sociétaire MIJE dont vous aurez connaissance avant le départ. Puis, prévenez nous.
Pour les voyages à l’étranger, la carte d’identité ou selon les cas le passeport ou le visa sont obligatoires. Voir le détail des formalités par pays de destination.
Dans le cadre des voyages en autocar, veillez à respecter la réglementation des pays traversés pour se rendre dans le pays de destination finale !
Les noms et prénoms des participants, donnés à l’inscription, doivent correspondre exactement à ceux qui figurent sur leurs pièces d’identités.
Les indications fournies s’adressent uniquement aux personnes de nationalité française et généralement des pays de l’U.E. Il appartient aux non-ressortissants français ou binationaux de se renseigner auprès des autorités compétentes (consulat ou ambassade des pays de destination) et de se munir des documents nécessaires.
Si un participant n’était pas en possession de ses papiers d’identité valides ou visa, celui-ci ne pourrait prétendre à aucun remboursement de la part des MIJE et serait tenu responsable des frais éventuels occasionnés.
Les autorisations de sortie de territoire pour les mineurs.
Le participant mineur qui voyage à l’étranger sans être accompagné de l’un de ses parents doit présenter les documents suivants :
- Pièce d’identité valide du mineur : carte d’identité ou passeport accompagné éventuellement d’un visa si le pays de destination l’exige (à vérifier en consultant le site : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/
- Original du formulaire Cerfa n°15646*01 signé par l’un des parents titulaires de l’autorité parentale Ici : : https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/15646-01
- Photocopie de la carte d’identité ou passeport du parent signataire, titulaire de l’autorité parental.
- Si le nom du parent signataire est différent de celui de l’enfant, il faut impérativement joindre la copie du livret de famille. De façon plus générale, nous vous recommandons de demander à tous les élèves de se munir de la photocopie du livret de famille, qu’ils portent ou non le même nom que la personne signataire de l’AST. Le formulaire ainsi que les informations concernant les justificatifs requis sont disponibles ici : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1922
Pour les enfants français de parents étrangers, les documents nécessaires sont listés sur le site https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1922.
Pour les non-ressortissants français ou binationaux, se renseigner auprès des autorités compétentes (consulat ou ambassade du pays de destination) et se munir des documents nécessaires.
Les délais d’obtention d’un passeport, carte d’identité, visa, peuvent prendre du temps. Aucun remboursement ne pourra être effectué si le participant n’a pas pu obtenir ses papiers avant le départ.
Validité de la carte nationale d’identité
Depuis le 1er janvier 2014, la durée de validité des cartes nationales d’identité françaises délivrées aux personnes majeures est passée de 10 à 15 ans.
Tous les pays ne reconnaissent pas la prolongation de validité de 5 ans des cartes délivrées entre le 1er janvier 2004 et le 31 décembre 2013. Nous vous recommandons fortement de privilégier l’utilisation d’un passeport valide à une carte d’identité portant une date de fin de validité dépassée. Plus de renseignements sur https://www.service-public.fr/
Inscription sur « ARIANE »
Pour tous les établissements scolaires, il est obligatoire d’inscrire tout déplacement d’élèves et de personnels les accompagnant à l’étranger sur le site « Ariane » créé par le ministère en charge des Affaires étrangères, en cochant la case dédiée. https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html#
Carte européenne d’assurance maladie
Demandez à vos élèves de se munir de la carte européenne d’assurance maladie, elle est utilisable dans les États de l’Union européenne/Espace économique européen (UE/EEE) ou en Suisse.