Créez un tableau séparant les dépenses prévues et les dépenses réelles : transport, hébergement, repas, activités, assurances, frais des accompagnateurs et imprévus. Ajoutez en face les recettes attendues et encaissées. Actualisez-le à chaque devis, règlement ou nouvelle aide obtenue, afin de vérifier que le budget reste équilibré avant le départ et pendant le séjour.