Planifier un voyage scolaire en Angleterre en 2024 : les formalités indispensables

Passeports et cartes d’identité

Depuis le Brexit, les règles d’entrée au Royaume-Uni ont changé, et il est important de connaître les exigences actuelles :

• Passeport : Tous les élèves et accompagnateurs doivent posséder un passeport valide. Les cartes d’identité ne sont plus acceptées pour entrer au Royaume-Uni.
• Validité du passeport : Le passeport doit être valide pour toute la durée du séjour. Il est recommandé qu’il soit valide encore six mois après la date prévue de retour au pays.

Pour les parents, pensez à faire la demande pour votre enfant au minimum 6 mois à l’avance à la préfecture ou à la mairie de chez vous pour s’assurer de le recevoir à temps.

Visas

Selon la nationalité des enfants scolarisés, des visas peuvent être nécessaires :

• Citoyens de l’UE : Pour les séjours de courte durée (jusqu’à six mois), les citoyens de l’Union européenne n’ont généralement pas besoin de visa. Cependant, il est important de vérifier les conditions spécifiques, car elles peuvent varier.
• Autres nationalités : Les élèves et accompagnateurs de nationalités non européennes qui ne sont pas français doivent vérifier les exigences de visa auprès des autorités britanniques. Des visas de court séjour peuvent être nécessaires.

Autorisations Parentales

Pour les élèves mineurs, des autorisations parentales spécifiques peuvent être requises :

• Formulaire de consentement : Les parents ou tuteurs légaux doivent signer un formulaire de consentement autorisant leur enfant à voyager à l’étranger sous la supervision de l’école.
• Lettre de l’école : Une lettre officielle de l’établissement scolaire, indiquant les détails du voyage, les coordonnées des accompagnateurs et confirmant la responsabilité de l’école pendant le voyage, est souvent nécessaire.

Documents de santé

Compte tenu des anciennes exigences sanitaires, il peut être nécessaire de fournir des documents de santé :

• Certificats de vaccination : Selon les directives en vigueur, notamment concernant la COVID-19, des certificats de vaccination peuvent être exigés.
• Assurance maladie : Une preuve d’assurance maladie couvrant les frais médicaux à l’étranger peut être requise.

Lors de l’organisation d’un voyage scolaire en Angleterre, les élèves devront souscrire aux assurances appropriées pour garantir la sécurité et le bien-être des élèves et des accompagnateurs. 

Voici les principales assurances à considérer :

Assurance responsabilité civile

• Couverture de base : Cette assurance couvre les dommages matériels et corporels que les élèves pourraient causer à des tiers. Elle est généralement incluse dans l’assurance scolaire standard, mais il est important de vérifier sa validité à l’étranger.
• Étendue de la couverture : Assurez-vous que l’assurance responsabilité civile couvre bien toutes les activités prévues durant le voyage, y compris les excursions et les visites culturelles.

Assurance maladie et assistance

• Frais médicaux à l’étranger : Souscrire une assurance maladie qui couvre les frais médicaux et d’hospitalisation en Angleterre est indispensable. Cela inclut également les consultations médicales et les médicaments.
• Assistance rapatriement : Cette couverture garantit le rapatriement sanitaire des élèves ou des accompagnateurs en cas de maladie grave ou d’accident. Il est également recommandé de vérifier si cette assurance couvre les frais de retour anticipé pour des raisons familiales urgentes.

Assurance annulation

• Remboursement des frais : Une assurance annulation couvre les frais non remboursables en cas d’annulation du voyage pour des raisons imprévues, telles que des maladies, des accidents, ou des raisons familiales graves.
• Conditions de l’assurance : Vérifiez les conditions de l’assurance annulation pour comprendre les situations couvertes et les démarches à suivre pour faire une réclamation.

Assurance bagages

• Perte et vol : Cette assurance couvre la perte, le vol ou les dommages aux bagages des élèves et des accompagnateurs. Elle est particulièrement utile pour protéger les effets personnels pendant le voyage.
• Dédommagement : Assurez-vous de la procédure de dédommagement en cas de perte ou de vol, y compris les montants couverts et les documents nécessaires pour faire une réclamation.

Assurance pour activités spécifiques

• Activités à risque : Si le voyage inclut des activités spécifiques telles que des sports nautiques, de la randonnée ou d’autres activités à risque, il est nécessaire de souscrire une assurance complémentaire qui couvre ces activités.
• Conditions particulières : Vérifiez que l’assurance couvre bien les accidents et les incidents liés à ces activités, ainsi que les frais médicaux associés.

Une planification minutieuse est essentielle pour un voyage scolaire en Angleterre :

Itinéraire détaillé

Préparer un itinéraire détaillé incluant les horaires, les lieux de visite, les moyens de transport et les points de rendez-vous. Fournir une copie de cet itinéraire aux parents et aux autorités scolaires.

Hébergement sécurisé

Choisir des hébergements sécurisés et adaptés aux groupes scolaires. Vérifier les normes de sécurité et la proximité des services d’urgence.

Programme d’activités

Élaborer un programme d’activités équilibré, incluant des visites éducatives, des moments de détente, et des temps libres surveillés. Assurer que toutes les activités respectent les normes de sécurité.

Gestion des finances

Gérer les aspects financiers du voyage, y compris les coûts de transport, d’hébergement, de nourriture, et des activités. Prévoir un budget d’urgence pour les dépenses imprévues.

Mesures de Sécurité et Gestion des Urgences

La sécurité des élèves est primordiale lors des sorties scolaires à l’étranger :

Plan de gestion des urgences

Élaborer un plan d’urgence détaillé incluant les numéros de contact des ambassades ou consulats, des hôpitaux locaux et des services de secours. Former les accompagnateurs et les élèves aux procédures d’urgence.

Organiser un voyage scolaire en Angleterre nécessite une préparation rigoureuse et une attention particulière aux formalités administratives et logistiques.

En suivant nos recommandations et les bonnes pratiques que nous avons évoquées, vous êtes sûr d’avoir le nécessaire pour laisser partir les enfants.